Как затребовать от подразделений заявки на выдачу: как создать запрос
С ростом масштабов организации возникает необходимость в управлении и документальном сопровождении процесса подготовки, согласования и выполнения заявок. Заявка в общем случае выступает как формализованный запрос на выполнение определенной работы или предоставления ресурсов.
При этом заявка может выступать, как в качестве вспомогательного элемента в рамках операционных бизнес-процессов, так и в качестве основного способа выполнения определенных задач. Возможности системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum позволяют охватить все этапы жизненного цикла заявки с учетом возможной формализации заявки, как в виде бумажного документа, так и в виде уведомления адресатов в электронном виде.
Техническое решение «Управление заявками» предназначено для создания, согласования и организации работ по исполнению заявок и фиксации итогов каждого из вышеперечисленных этапов. Решение позволяет универсализировать работу с заявками и охватить все подразделения организации, от производственных цехов до административных отделов.
к содержанию ↑Возможности
Техническое решение «Управление заявками» позволяет:
- автоматизировать процесс управления заявками на выполнение определенных работ или предоставление ресурсов, а также решение может быть интегрировано в существующие бизнес-процессы организаций.
- зафиксировать в едином формате и в едином справочнике всю информацию по процессам работы с заявками, независимо от предмета заявки, места инициации, способа исполнения, сферы деятельности организации.
Техническое решение состоит из нескольких компонент, которые обеспечивают фиксацию и хранение необходимой информации по заявкам.
- Справочник «Заявки» – предназначен для фиксации всей информации, касающейся заявки: предмета заявки, особых условий, состава согласующих лиц, фиксации результата исполнения заявки;
- Справочник «Виды заявок» – предназначен для фиксации выделенных в организации видов заявок и доступного для данного вида состава работ и оборудования;
- Мастер действий «Оформление заявки» – предназначен для последовательного создания заявки в виде электронного документа, фиксации сведений о заявке в справочнике «Заявки» и отправки заявки на согласование и исполнение;
- Типовой маршрут «Выполнение работ по заявке» – предназначен для согласования заявки, определения исполнителей, контроля исполнения работ.
Вспомогательные компоненты обеспечивают наполнение системы необходимыми данными, позволяющими охватить весь спектр работ по заявкам в организации:
- Справочник «Виды работ» – предназначен для фиксации возможных работ для каждого вида заявки;
- Справочник «Виды оборудования» – предназначен для ведения видового перечня оборудования и/или других предметов заявки;
- Справочник «Материалы» – предназначен для учета используемых в процессе выполнения заявки материальных ресурсов;
- Справочник «Список оборудования» – предназначен для ведения перечня оборудования либо ресурса, являющегося предметом заявки. Справочник позволяет зафиксировать инвентарные (учетные) номера, месторасположение оборудования и ответственных лиц.
- Справочник «Центры финансовой ответственности» – предназначен для фиксации принадлежности структурных подразделений к определенным центрам финансовой ответственности в организации.
Решение использует базовые модули системы DIRECTUM и не требует настройки взаимодействия с другими модулями.
к содержанию ↑Бизнес-эффект
Использование технического решения «Управление заявками» позволяет достичь следующих результатов:
Для работников структурных подразделений – инициаторов заявок:
- сокращение временных затрат и упрощение процесса подготовки заявок;
- автоматизация процесса определения конечного адресата заявки и состава согласующих;
- упрощение взаимодействия с конечным исполнителем по заявке и оперативное предоставление необходимой информации;
- возможность контроля стадии согласования и выполнения заявки, приемке работ.
Для структурных подразделений – исполнителей заявок:
- универсализация процесса обработки заявок от разных структурных подразделений;
- возможность запроса у инициаторов необходимой дополнительной информации (в зависимости от вида заявки) уже на стадии создания заявки и сокращение временных затрат на получение дополнительной информации после получения заявки;
- возможность получения сводных отчетных данных по всему подразделению и конечным исполнителям заявок, затраченным материальным и временным ресурсам;
- упрощение распределения заявок между конечными исполнителями на основе мониторинга текущей загруженности работников.
Пример работы
Создание заявки
Для создания заявки работник запускает мастер действий Оформление заявки и указывает все необходимые данные (предмет заявки или состав работ, описание проблемы и т.д.). Для автоматизации процесса детализации заявки в мастере действий используются вспомогательные компоненты системы.
Часть данных заполняется автоматически с возможностью изменения (дата заявки, инициатор, ЦФО).
Первый этап мастера действий «Оформление заявки»
В результате работы мастера создается электронный документ с указанными данными и запись справочника Заявки.
Запись справочника Заявки
Согласование заявки
Подготовленная заявка автоматически отправляется на согласование и исполнение по типовому маршруту.
В рамках процесса согласования заявка попадает к руководителю подразделения инициатора заявки (если руководитель подразделения и инициатор заявки совпадают, то заявка автоматически отправляется на дальнейшее согласование). Руководитель подразделения определяет целесообразность заявки, корректность всех указанных данных и принимает решение об отправке заявки адресату или о нецелесообразности заявки, и прекращении работ.
После согласования заявка поступает на рассмотрение руководителю подразделения, закрепленного для выбранного вида заявки. Руководитель может принять заявку в работу и направить на исполнение, либо мотивированно отказать в исполнении заявки. По итогу рассмотрения инициатор получает уведомление о решении по заявке.
Исполнение заявки
Конечный исполнитель фиксирует результат выполнения работ по заявке и затраченные ресурсы. Инициатор контролирует исполнение работ и может принять работы, либо отправить на доработку. Все данные по итогу исполнения заявки фиксируются в справочнике Заявки.
По итогам исполнения заявок для каждого центра финансовой отчетности может быть сформирован отчет по исполненным заявкам и затраченным ресурсам.
Защита прав потребителей Томской области
- Печать
Запрос необходимых сведений судебным приставом — исполнителем в ходе исполнительного производства
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 64 ФЗ «Об исполнительном производстве» — судебный пристав-исполнитель вправе запрашивать необходимые сведения у физических лиц, организаций и органов, находящихся на территории Российской Федерации, а также на территориях иностранных государств, в порядке, установленном международными договорами, получать от них объяснения, информацию, справки.
Запросы правоохранительных органов о предоставлении информации и документов
Крайне распространенной является ситуация, когда организация получает письменный запрос правоохранительных органов (Отдел по борьбе с экономическими преступлениями, Управление экономической безопасности и противодействия коррупции и т.п.) с просьбой или даже требованием предоставить в определенный срок информацию в виде заверенных копий документов, связанных с финансово-хозяйственными взаимоотношениями данной организации с конкретными контрагентами или же вообще по всем контрагентам за определенный период (договоры, спецификации, товарные накладные, счета-фактуры, платёжные поручения, книги покупок, книги продаж, переписка и т.д.).
Внешне данные письменные запросы соответствуют всем стандартам и формам, установленным и утверждаемым соответствующим Приказами и другими локальными актами (инструкциями) по делопроизводству МВД РФ, т.е. выполнены на официальном бланке соответствующего органа или ведомства, содержат исходящий номер и дату, подписаны уполномоченным должностным лицом с проставлением соответствующей печати.
Однако непосредственно по содержанию данные запросы часто не соответствуют элементарным требованиям законодательства об обоснованности и мотивированности.
Довольно часто сотрудники правоохранительных органов не обременяют себя пояснениями относительно причин и мотивов запроса информации, сведениями о проводимой ими проверки, причинах проведения такой проверки, информации об уголовном или административном деле, в рамках которых и запрашивается информация. В результате адресат подобных запросов даже не всегда может сделать однозначный вывод о том, в отношении кого именно проявлен интерес со стороны правоохранительных органов в данном случае – в отношении самой организации или в отношении её контрагентов или же вообще усматривается соучастие обоих сторон сделок.
Часто подобные запросы содержат в себе достаточно обобщенные и скупые преамбулы типа «На основании п.10 части 1 ст.13 Федерального Закона «О полиции» от 07.02.2011г. № 3-ФЗ, ст.6 Федерального закона «Об оперативно-розыскной деятельности» от 12.08.1995г. № 144-ФЗ, просим Вас предоставить информацию..».
В соответствии с требованиями Закона «О Полиции», критерием правомерности истребования информации является ее необходимость для решения возложенных на органы полиции задач. Обязательным для исполнения являются законные требования сотрудников полиции.
Исходя из перечня задач, возложенных на органы полиции в соответствии со ст.2 Федерального Закона «О Полиции», основанием для истребования информации может быть осуществлении органами полиции мероприятий (проверок), направленных на пресечение преступлений и административных правонарушений. Таким образом, поводом для истребования информации в данном случае могут быть сведения о признаках подготавливаемого, совершенного или совершаемого противоправного деяния.
В связи с этим, поскольку в запросе отсутствует указание на предмет и цели проведения проверки, вопрос о законности ее проведения (приказ МВД РФ № 177 от 16.03.2004г., Приказ МВД РФ № 636 от 02.09.2005г.) и, следовательно, правомерности предъявленного требования о выдаче документов имеет принципиальное значение, поскольку отсутствие факта преступного посягательства лишает возможности проведения каких-либо проверочных мероприятий со стороны органов полиции.
В соответствии со ст. 7 Федерального закона «Об оперативно-розыскной деятельности» от 12 августа 1995 года N 144-ФЗ основаниями для проведения оперативно-розыскной деятельности, являются: 1) наличие возбужденного уголовного дела; 2) ставшие известными органами, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, сведения: о признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, о лицах, его подготавливающих или совершающих, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела; события и действиях (бездействии), создающих угрозу государственной, экономической или экологической безопасности Российской Федерации, лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда и уклоняющихся от уголовного наказания; лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов; 3) поручения следователя, руководителя следственного органа, дознавателя, органа дознания или определения суда по уголовным делам и материалам проверки сообщений о преступлении, находящимся в их производстве; 4) запросы других органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье; 5) постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренном законодательством российской Федерации; 6) запросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами Российской Федерации.
Перечень оперативно-розыскных мероприятий, которые могут выполняться при осуществлении оперативно-розыскной деятельности, приведен в ст. 6 названного Закона.
Данный список носит закрытый характер, согласно прямому указанию может быть изменен или дополнен только федеральным законом. Направление запросов к числу оперативно-розыскных мероприятий не отнесено.
Возможность получения интересующей информации подобным образом предусмотрена ч. 4 ст. 13 Федерального закона «О полиции» от 7 февраля 2011 года N 3-ФЗ, но только в случаях, прямо определенных п. п. 4, 12, 17, 21, 23, 24, 26 и 27 ч. 1 настоящей статьи.
В соответствии с п.4 части 1 ст.13 Федерального Закона «О Полиции» в связи с расследуемыми уголовными делами и находящимися в производстве делами об административных правонарушениях, а также в связи с проверкой зарегистрированных в установленном порядке заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, разрешение которых отнесено к компетенции полиции, запрашивать и получать на безвозмездной основе по мотивированному запросу уполномоченных должностных лиц полиции от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, организаций, должностных лиц и граждан сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию.
Как следует из анализа приведенной нормы права, направление запросов возможно лишь при наличии установленных законом оснований, к числу которых просто осуществление оперативно-розыскной деятельности (при отсутствии расследуемых уголовных дел и зарегистрированных в установленном порядке заявлении и сообщений о преступлении) не относится.
Осуществление оперативно-розыскных мероприятий возможно лишь в целях выполнения задач, предусмотренных статьей 2 Федерального закона «Об оперативно-розыскной деятельности», и при наличии оснований, указанных в его статье 7.
Соответственно, данный Федеральный закон не допускает сбора, хранения, использования и распространения информации, в том числе, содержащей персональные данные, если это не связано с выявлением, предупреждением, пресечением и раскрытием преступлений, а также выявлением и установлением лиц, их подготавливающих, совершающих или совершивших, и другими законными задачами и основаниями оперативно-розыскной деятельности.
Из этого следует, что задачи оперативно-розыскной деятельности, связанные с получением документов, при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий решаются с соблюдением специальной процедуры, установленной законом.
Таким образом, если запрос не содержит необходимых для ответа на него сведений, не является мотивированным и объективно не позволяет собственнику информационного ресурса однозначно определить основания законности и необходимости получения запрашиваемых документов, имеются вполне законные основания воздержаться от предоставления какой-либо информации.
Также необходимо помнить, что организация в зависимости от своей организационно-правовой формы может нести ответственность перед своими акционерами, учредителями (участниками), контрагентами и партнерами за несанкционированное разглашение информации и причиненный в связи с этим ущерб.
Учитывая изложенное, в целях защиты информации, право на защиту которой прямо гарантировано Федеральным законом «О коммерческой тайне», и недопущения ее несанкционированного разглашения, целесообразнее известить автора запроса о правомерном воздержании от предоставления запрашиваемых сведений, имеющих конфиденциальный характер, вплоть до получения надлежащим образом оформленного запроса с указанием мотивов истребования информации, указывающих на законность и необходимость ее получения, номера уголовного дела, ссылки на материалы проверки зарегистрированные в КУСП.
В случае, если данные запросы не только не подвергнуться необходимым уточнениям и корректировкам со стороны их авторов, но настойчиво продолжат поступать с новой силой, адресат-юридическое лицо имеет право обратилось в суд с заявлением о признании незаконными действий соответствующего правоохранительного органа, выразившихся в направлении неправомерных и не подлежащих исполнению запросов.
В силу ст. ст.
254, 255 ГПК РФ гражданин, организация вправе оспорить в суде решение, действие (бездействие) органа государственной власти, органа местного самоуправления, должностного лица, государственного или муниципального служащего, если считают, что нарушены их права и свободы; созданы препятствия к осуществлению прав и свобод; незаконно возложена какая-либо обязанность или незаконно привлечен к ответственности.
Запросы, поступившие Обществу, ввиду отсутствия оснований для их направления, не являются обязательными для исполнения, а, следовательно, их получение не влечет возникновения обязанности по представлению требуемых документов, решение вопроса о возможности передачи материалов остается на его усмотрение.
Юристы группы компаний «Аваль» помогут Вам своевременно и аргументировано составить отзыв (ответ) на необоснованные запросы правоохранительных органов, что позволит в дальнейшем избежать административных санкций и ответственности за непредоставление сведений, а также представят Ваши интересы в суде о признании незаконными действий соответствующего правоохранительного органа.
Юрисконсульт ГК «Аваль» Данилов Е.В.
к содержанию ↑Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа
Правом на направление запросов наделены начиная от Счетной палаты РФ, заканчивая контрольными ведомствами исполнительной власти (Роспотребнадзор, Росздравнадзор и т.д.). Все запросы могут быть связаны с расследованием уголовного дела или проведением проверки заявления о совершении преступления (доследственная проверка).
Массовый характер направления запросов обусловлен подготовкой и получением большого объема информации, которая впоследствии может стать доказательствами по уголовному делу.
Поэтому при получении запроса не торопитесь отвечать, а для начала необходимо дать запросу правовую оценку, а насколько такой запрос обоснованный, помогут выяснить наши специалисты.
к содержанию ↑
Письмо-запрос в банк
Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:
- правильное указание реквизитов автора письма;
- ясное изложение проблемы;
- по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
- по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
О реструктуризации задолженности
Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.
В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.
Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.
О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.
15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский
Юридическая природа запроса о представлении документации
Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:
- МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
- ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
- Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
- Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».
Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:
- Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
- Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.
Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.
к содержанию ↑Письмо-запрос в налоговую
Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице.
Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
- название;
- ИНН;
- адрес;
- ФИО и подпись руководителя;
- печать (если применяется организацией).
Желательно использование фирменного бланка.
Исх. № 157 от 4 мая 2021 года
Запрос о счетах должника
- наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
- номера расчетных счетов, открытых должником.
Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко
к содержанию ↑Самые частые варианты запросов
4.1. Направляемые до возбуждения уголовного дела ОЭБиПК и оперативными подразделениями ФСБ РФ
Таких запросов большинство, и это самый удобный способ для «добычи» как можно большего количества информации.
сотрудники вышеуказанных структур должны указать свое право, на основании которого они пользуются своими полномочиями — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции» или п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федеральной службе безопасности».
Обоснованность:
указывается номер и дата КУСП (книга учета сообщений о преступлениях), что указывает о наличии реальной проверки и факты проверочного мероприятия.
Если запрос будет неполным, то необходимо подготовить ответ с указанием недостатков запроса с просьбой оформить его надлежищим виде.
4.2. Направленные после возбуждения уголовного дела следственными подразделениями
У них более эффективные способы получения информации (обыски или выемки). Такой запрос необходимо также проверить.
на практике указывают только ч. 4 ст. 21 УПК РФ, что не является обоснованием.
необходимо также обосновать требование, как и в первом варианте, а именно указан номер и дата возбуждения уголовного дела, факты, по которым сотрудники ведут расследование и как запрашиваемая информация связана с предметом уголовного дела.
4.3. Направляемые в рамках проведения прокурорской проверки
Сотрудники прокуратуры также выявляют насколько та или иная компания ведет деятельность в рамках законодательства, не ставя перед собой цель привлечь предпринимателя или бизнесмена к уголовной ответственности. Но если в ходе прверки будут выявлены нарушения, то материалы будут направлены в правоохранительные органы, а уже полиция будет решать вопрос о том, надо ли возбуждать уголовное дело.
Прокуратура тщательнее подходит к составлению таких запросов и они не несут уголовно-правовые риски для компании.
как правило, правовые обоснования содержатся в запросе и по каким фактам проводится данная проверка.
как правило, информации о том, как могут запрашиваемые документы посодействовать проверке не содержатся.
Ответ на требование необходимо направлять также с просьбой — дать обоснование своим требованиям.
к сожалению, «силовики» пользуются безграмотностью «Бизнеса» и не оформляют запросы в должном виде, но необходимо помнить о привлечении к административной ответственности, в случае непредоставлении информации.
Кто составляет письмо-запрос
Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).
Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.
Рекомендации специалистов
В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.
Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.
Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.
И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.
Как оформить и отправить письмо-запрос
Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
- Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
- Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
к содержанию ↑Письмо-запрос акта сверки
Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.
Читать дальше: Как восстановить дкп на автомобиль для налоговой
13.05.2017 г., исх. № 156/59
Запрос на предоставление акта сверки
Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.
К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).
Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов
к содержанию ↑Сроки ответа
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:
Читать дальше: Заявление о неполучении судебного приказа образец
Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.
Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.
В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !
Регистрация и обработка заявок от клиентов
Заявка используется в программе для хранения заинтересованности клиентов в товарах или услугах (лидов). Заявки либо загружаются в программу, либо вводятся вручную.
Например, заявка может быть зарегистрирована менеджером при личном обращении клиента в компанию или загружена в программу при заполнении клиентом формы обратной связи на сайте компании.
Важно!
Для того, чтобы в программе появилась возможность регистрации заявок необходимо включить опцию Клиенты → Справочники и настройки → Заявки и обращения → Использовать заявки.
Источник получения заявок
Заявки регистрируются в программе по источникам получения. Например, у компании есть 2 сайта, на каждом из которых размещена форма обратной связи клиента. В таком случае каждый сайт будет являться отдельным источником заявок.
Источники получения заявок добавляются в справочник Клиенты → Справочники и настройки → Заявки и обращения → Источники получения заявок.
Для каждого источника заявки необходимо в поле Наименование указать название источника, затем выбрать ответственного «по умолчанию» за обработку заявок или указать его роль.
Также для источника заявок можно:
- Выбрать правила обработки заявок.
- Привязку к «Интересам».
- В разделе «Маркетинговая кампания» выбрать значения полей, которые автоматически будут заполнены во всех новых заявках. Например, можно указать канал первичного интереса и источник первичного интереса.
Настройка источника получения заявок
Подробнее о других источниках получения заявок в статьях «Интеграция с JivoSite» и «Получение заявок от Roistat».
к содержанию ↑Регистрация новых заявок
Список заявок доступен в разделах Главное и Клиенты.
Список заявок
Важно!
Ручной ввод заявок доступен только пользователям с ролью «Добавление изменение заявок (CRM)». В программе данная роль включена в профили доступа Менеджер по продажам, Маркетолог, Руководитель отдела продаж.
Заявка может быть создана на основании входящего электронного письма, например, если клиент написал на личный почтовый ящик сотрудника.
Важно!
Ввод заявки на основании электронного письма доступен, только когда в настройках учетной записи электронной почты выключена опция Источник лидов.
Обработка заявок
Все зарегистрированные заявки должны быть обработаны: либо отклонена, либо обработана (на основании заявки запущен бизнес-процесс или создан Интерес клиента/Обращение).
Более подробно процесс обработки заявок описан в статье «Лиды. Получение и обработка».
Следующая