Книга учета трудовых книжек^ образец заполнения 2025 года с примерами

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя. В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка.

Зачем нужен журнал учета

Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

к содержанию ↑

Кто и как заполняет

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

к содержанию ↑

Инструкция по заполнению при приеме на работу

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

к содержанию ↑

Инструкция по заполнению при увольнении

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку.

Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

к содержанию ↑

Где приобрести

Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована.

Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

к содержанию ↑

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них представляет собой один из документов, который в обязательном порядке заполняется кадровиками. В нем ведется реестр всех операций, касающихся трудовой деятельности сотрудников предприятия.

Рассмотрим подробнее, как правильно заполняется книга (журнал) учета.

к содержанию ↑

Законодательная база

С 1 января 2020 года на смену традиционным бумажным трудовым книжкам пришли электронные аналоги (ЭТК). В связи с чем у работодателей появилась обязанность ежемесячно передавать актуальные сведения в ПФР, путем подачи отчетов СЗВ-ТД.

В свою очередь, сведения о трудовой деятельности из реестра Фонда могут предоставляться по запросам работников в виде справки СТД-ПФР.

Переход на электронные книжки, не означает, что бумажные экземпляры ушли в прошлое. Сотрудники, принятые на работу до 2021 года вправе по своему желанию сохранить привычные трудовые книжки. Специалисты, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, полностью переходят на ЭТК.

Таким образом, в 2025 году трудовая книжка по-прежнему является главным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности работника. В нее на основании ст. 66 ТК РФ вносятся сведения о приеме в штат организации, увольнении, переводах, должности, поощрениях и тому подобное.

Следует отметить, что трудовые книжки, а также вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. В связи с чем, приказом руководителя предприятия назначается сотрудник, ответственный за хранение и выдачу чистых бланков этих документов. Как правило, этот же работник отвечает за ведение учета трудовых книжек.

Например, это может быть начальник или рядовой специалист отдела кадров, секретарь либо бухгалтер. В том случае, если новый бланк трудовой или ее вкладыша будет испорчен, то ответственное лицо должно будет составить соответствующий акт для последующего списания документа.

Вам также будет интересно:

К слову, в этом журнале учета должны быть зафиксированы все трудовые, которые имеются на предприятии, в том числе и вкладыши к ним.

к содержанию ↑

Как оформить книгу учета?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это обязательный для заполнения каждым руководителем документ. В том случае, если в организации она не была ранее заведена, то ее следует оформить не откладывая.

С 01.09.2021 года, приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 г., в России был установлен новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно нововведениям, форма книги учета, утвержденная постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г. становится для работодателей необязательной.

В соответствии с п. 40 настоящего приказа, администрация предприятия разрабатывает ее форму самостоятельно исходя из собственных предпочтений. При этом за основу может быть взят унифицированный бланк, после чего дополнен необходимыми графами и разделами.

Завести книгу учета на предприятии можно следующим образом:

• приобрести журнал с твердой обложкой и плотными листами, распечатать готовый шаблон из интернета или разработать собственный формуляр документа;
• грамотно заполнить титульный лист;
• пронумеровать и прошнуровать новую книгу учета, как и прежнюю, а также, заверить подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется, важно, что согласно п. 40 приказа № 320н , ее больше не нужно пломбировать и дополнительно скреплять сургучной печатью;
• завести отдельный лист, на котором указать данные о сотрудниках, ответственных за заполнение книги учета;
• вручную заполнить графы в журнале учета в соответствии с данными, обозначенными в трудовых книжках и вкладышей к ним, а также внести прочую информацию.

Рассмотрим подробнее, как заполняется книга учета.

к содержанию ↑

Порядок заполнения

Рассмотрим подробнее, как заполняется унифицированный бланк книги учета движения трудовых, установленный действовавшим ранее Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г . Напомним, работодатели вправе использовать как этот бланк, так и формуляр, разработанный самостоятельно.

Титульный лист включает в себя стандартную информацию:

полное наименование организации, например, Общество с ограниченной ответственностью «Юридическая азбука»;

Основная часть книги учета содержит несколько графы, которые включают в себя следующие сведения:

место трудоустройства работника, в том числе наименование структурного подразделения, филиала, в этой и предыдущей графе должны быть указаны формулировки идентичные тем, что содержатся в приказе о приеме на работу, так, если в приказе руководителя, указано, что специалист принят в «отдел по работе с персоналом», то запись в книгу учета о трудоустройстве в «отдел кадров» будет неверной;

реквизиты документа, на основании которого специалист был принят в штат организации, например, приказ руководителя № 35-к от 10.08.2021 г.;

расписка ответственного сотрудника, заполнившего трудовую книжку, в этой графе можно указать его Ф.И.О специалиста;

дата передачи работнику трудовой при расторжении или прекращении трудовых отношений, в эту ячейку ответственный сотрудник должен внести сведения о последнем рабочем дне владельца книжки;

Что касается последней колонки, то у ответственных лиц зачастую возникают вопросы по ее заполнению, а именно о том, кто должен поставить подпись, если работник не явился за ней лично. Так, по общим правилам, документ можно получить по доверенности.

В таких ситуациях можно оставить ссылку на соответствующий документ.

Ошибки, допущенные при внесении записей в документ, должны исправляться по общим правилам. При этом нельзя замазывать ошибки и опечатки корректором, пользоваться ластиком, также нельзя зачеркивать. Недействительная запись заверяется подписью ответственного сотрудника, после чего вносятся верные сведения.

Следует отметить, что ведение книги учета в электронном формате недопустимо, поскольку в нем проставляются собственноручные подписи сотрудников, а также должностных лиц, ответственных за их заполнение.

к содержанию ↑

Срок хранения книги учета

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, как было отмечено выше, заводится не каждый год, а только после того, как предыдущий документ будет заполнен до конца. По этой причине в небольших компаниях одного журнала учета хватает на длительный период.

После того, как журнал будет полностью заполнен, ответственное лицо должно передать его в архив.

Существует общий срок хранения книги учета согласно строке 463 перечня утвержденного приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г., он равен 75 годам, если делопроизводство было завершено до 01.01.2003 г. В том случае, если производство по этому документу личного состава было закончено после 01.01.2003 г., то срок хранения меньше — 50 лет.

В свою очередь, журнал учета чистых бланков храниться намного меньше, а именно, 5 лет, согласно настоящему приказу. И в том и в другом случае, срок начинает отсчитываться с начала года, который следует за датой завершения документа.

Если весь персонал предприятия перешел на электронные трудовые книжки, то у руководства отпадает необходимость в наличии книги учета. Поэтому действующий экземпляр документа можно передать в архив на хранение.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, является одним из главных кадровых документов. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк книги либо воспользоваться унифицированным формуляром. В том случае, если в организации имеется действующий журнал учета, то его следует завершить, прежде чем заводить новый. При этом не возбраняется утвердить новый экземпляр, а старый сдать в архив в любое время.

В книге учета должны быть отражены сведения, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. При этом документ должен быть пронумерован и прошнурован, а также заверен подписью начальника компании и печатью, при ее наличии. В том случае, если работник перешел на электронную трудовую книжку, то информация в журнал учета о ней не вносится.

к содержанию ↑

Заполнить книгу учета бумажных трудовых

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается в архив организации. Срок хранения этой книги учета составляет 50 лет.

Книгу учета трудовых книжек нужно хранить в сейфе.

к содержанию ↑

Прием трудовой книжки и выдача новой книжки при устройстве

• В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
• В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки в нее.
• Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
• Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
• В следующей графе укажите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) можете указать конкретную трудовую функцию.
• Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
• Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
• В графе 10 ставится личная подпись специалиста кадровой службы, принявшего трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
• В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Следующая

ДругоеКакое надо разрешение соседей на проведение газа дом в общедолевой собственности