Заявление образец по ГОСТу в 2024 году: изменения, оформление, правила написания

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

к содержанию ↑

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

• Единство документооборота;
• Корректность и ясность изложения информации;
• Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
• Отделение главного от второстепенного;
• Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
4. Априори предпочтительно единство документооборота;
5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

к содержанию ↑

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

• Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
• Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
• Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
• Подпись и печать на документе не должны сливаться;
• В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
• По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
• Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:

1. Юридические лица – именительный (кто);
2. Физические лица – дательный (кому);

• Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
• Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
• Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

к содержанию ↑

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

1. Arial;
2. Calibri;
3. Times New Roman;
4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

• Заголовка;
• Реквизитов;
• Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм – верхнее и нижнее;
2. 10 мм – правое;
3. 20 мм – левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал – обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа – вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

• Выравнивание – по центру или левому краю;
• Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

1. Наименование;
2. Номер правового акта;
3. Дата его принятия;
4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

к содержанию ↑

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

к содержанию ↑

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

к содержанию ↑

Правила оформления дипломной работы 2024: образцы и примеры по требованиям ГОСТа

Написание и защита дипломной работы – это прямая дорога к началу профессиональной карьеры по выбранной специальности. Но мало найти подходящую информацию, провести исследование и даже написать. Важный момент для аттестационной комиссии – правильность оформления научной работы.

Ключевые требования к оформлению

Тем, кто в текущем году планирует начинать писать дипломный проект, следует быть внимательными, поскольку поменялись отдельные требования действующего ранее государственного стандарта. Прежде чем приступить к работе, нужно посетить кафедру и взять методичку именно вашего учебного заведения.

Следует знать, что есть общие правила, которые могут не меняться в течение нескольких лет.

к содержанию ↑

Действующие стандарты оформления

Ключевые моменты при создании работы:

• бумага должна быть белая, стандартного формата А4;
• объем для бакалавра – 60–80 страниц. Требуется дополнительное согласование с куратором. Этот показатель может отличаться в зависимости от требований вуза;
• размещение текста на странице. Отступы: левое поле – 3 см, правое – 1 см, верх и низ – по 2 см;
• шрифт – Times New Roman 14, междустрочный интервал – 1–1,5;
• заголовки пишутся с большой буквы, размещаются по центру;
• очередной раздел начинается с нового листа. Цитаты пишутся в кавычках такого типа – «»;
• каждая глава прописывается большими буквами, параграфы – строчными;
• нумерация всех страниц, кроме «титулки» и содержания, располагается в нижнем правом углу;
• после номера главы (в отличие от номера параграфа) ставится точка.

Применяется сквозная нумерация страниц арабскими цифрами.

Не все студенты, которые уже начали писать дипломную работу, точно знают количество страниц, необходимое для такого проекта. Одни уверены, что их должно быть около 60. Другие же считают, что объем не может ограничиваться, так как для полноты изложения полезной информации требуется больше 60 страниц, а значит, можно увеличить размер работы.

Чтобы не было неожиданностей при сдаче на проверку, следует уточнять любой спорный момент на кафедре.

к содержанию ↑

Раздаточный материал: правила оформления и необходимость использования

Современный студент далеко не всегда создает рисунки, диаграммы и таблицы на бумаге. Сегодня активно применяются мультимедийные презентации. Но полностью отказываться от привычных носителей не следует. Материал, который выдается членам экзаменационной комиссии на руки, должен быть подготовлен особенно тщательно.

Для чего он нужен

Не все студенты знают, почему необходимо делать раздаточный материал, если проект уже готов и осталось только защитить его. Однако аргументов в пользу его создания гораздо больше:

• демонстрирование членам комиссии, что подготовка к защите велась комплексно;
• создание еще одного канала связи. Одни люди хорошо воспринимают словесную, другие – визуальную информацию. В итоге понять суть проведенной студентом работы смогут все;
• визуализация данных, помогающая доступно передать практическую составляющую исследования.

Можно сделать вывод, что подготовка и презентация раздаточного материала помогут не только комиссии, но и самому студенту.

Как оформлять раздаточный материал

Хотя считается, что создание и, соответственно, оформление раздаточного материала – дело добровольное, его наличие будет плюсом. Поэтому, если решили сделать демонстрационные пособия, то к этой задаче требуется подойти правильно. Действующие нормативы:

• титульная страница. Она должен быть оформлена грамотно. Общие правила такие же, как и для дипломной работы. Разница лишь в том, что в названии следует написать: «Раздаточный материал к дипломной работе на тему…»;
• визуальная информация обязательна. То есть следует использовать диаграммы, схемы, рисунки, таблицы, графики и любой другой наглядный материал, отражающий сведения, представленные в научном труде;
• количество листов ограничено (до 15), формат – А4. Больший объем приведет к неудобствам в процессе просмотра и восприятия;
• нумерация. Все элементы должны быть расположены по порядку. Следует помнить, что обязательной деталью такой работы является аннотация;
• комментарии к слайдам. Они необходимы, если студент использует мультимедийную презентацию. Причем важно соответствие нумерации фактически представляемым слайдам;
• систематизация. Все материалы, которые будут раздаваться аттестационной комиссии, рекомендуется сложить в одну папку или брошюру. В этом случае каждый желающий ознакомиться будет иметь к ним доступ.

к содержанию ↑

Основные требования к чертежам для дипломной работы

Студентам технических вузов в обязательном порядке для дипломного проекта понадобятся чертежи. Не важно, будет ли оформлен графический материал от руки или с помощью компьютера, – он в любом случае должен быть выполнен с соблюдением определенных правил (с учетом требований ГОСТов, рекомендаций преподавателей и методичек).

Наличие чертежей в дипломной работе – это не просто прихоть. Именно графический вариант визуализации, в сравнении с написанием текста, лучше отражает объект или явление. Подготовка теоретической части вызывает меньше сложностей, а чертеж удастся выполнить только настоящим профессионалам.

ГОСТы, регламентирующие правила выполнения чертежей

При работе с чертежами студентам следует руководствоваться некоторыми ГОСТами:

• формат листов – регламентирует ГОСТ 2.301-68. Стандартом считается А4, но также разрешено применение А3, А2, А1 и А0. Уменьшать можно до формата А5, что в 2 раза меньше чем А4. Увеличение возможно до любого размера, кратного А4;
• масштабы – ГОСТ 2.302-68. Такие масштабы, как 2:1, 2,5:1, 4:1, 10:1, 15:1, 20:1,25:1, актуальны для микросхем и мелких деталей. Уменьшение масштаба (1:2; 1:2,5 и т. д.) применяется для создания планов сооружений. Для генеральных планов понадобится масштабирование 1:2000, 1:5000 и др.;
• линии – ГОСТ 2.303-68. Для чертежей допускается 6 типов: жирная, тонкая, штриховая, волнистая, разомкнутая и пунктир. Каждая из них имеет свое назначение, студенты в процессе обучения изучают эти нормы;
• шрифты – используются согласно ГОСТ 2.304-81;
• разрезы и сечения – регламентируются стандартом 2.305-68;
• обозначения – по нормативам ГОСТ 2.306-68;

Каждый чертеж оформляется рамкой, что является обязательным требованием. Отступы от края листа стандартные: левый край – 20 мм, остальные – 5 мм. Большее расстояние с одной стороны необходимо для подшивания.

Если используются формулы, то особенности их оформления стоит уточнить у преподавателя.

Порядок построения чертежа

Есть ряд правил относительно создания чертежа, и студент обязан их четко придерживаться.

Затем проводится построение, обязательно используются правильные линии. Особое внимание следует уделить выполнению сечений, разрывов.

Это поможет достоверно отобразить отдельные части элемента.

Надписи и размеры указываются в соответствии с действующими государственными стандартами, регламентирующими такие обозначения.

Есть определенный набор требований по заполнению отдельных граф работы, а именно:

1. Название того, что изображено. Сначала пишут имя существительное, потом – определение.
2. Номер чертежа (согласно ГОСТ 2.201-80).
3. Материал. Эту графу нужно заполнять только в том случае, если создаются чертежи деталей.
4. Литера. Она присваивается графической работе в зависимости от того, какой тип материала создается.
5. Вес в килограммах.
6. Масштаб (согласно правилам, описанным выше).
7. Название учебного учреждения, группы.
8. Фамилия учащегося, преподавателя.
9. Подписи исполнителя и его куратора.
10. Дата создания работы.
11. Номер страницы по порядку.
12. Количество листов документа.

Размещение каждой графы стандартизировано, образцы заполнения можно взять у своего куратора или на кафедре.

Следующая

ОбразцыДоговор дарения дачи между близкими родственниками: образец 2024 года, МФЦ скачать, бланк