Образец уведомления на отпуск по графику в 2025 году
Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ за каждый отработанный в организации год работнику должен предоставляться оплачиваемый отпуск, порядок и очередность предоставления которого определяется утвержденным на уровне организации графиком отпусков.
Трудовое законодательство закрепляет обязанность работодателя направлять работнику уведомление об отпуске в срок не позднее, чем за 2 недели до его начала.
к содержанию ↑Немного об отпусках
Официально трудоустраиваясь, то есть заключая с работодателем трудовой договор, работник приобретает все гарантированные ему законом обязанности и права.
Право на отпуск возникает у сотрудника спустя полгода после начала трудовой деятельности в организации. При этом за работником:
- сохраняется его рабочее место;
- сохраняется его средний заработок.
В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса длительность основного ежегодного отпуска определена в 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положено более продолжительное время отдыха. Как правило, это обусловлено:
- наличием тяжелых условий труда;
- нахождением рабочего места в местах с суровыми климатическими условиями (Крайний Север и приравненные к нему местности);
- при ненормированной продолжительности рабочего дня и т.п.
Длительность дополнительного отпуска для каждой категории работников регламентируется соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.
Кроме того, работнику предоставляются и другие виды отпусков:
- по беременности и родам;
- отпуск для прохождения сессии (аттестации) в среднем и высшем учебном заведении;
- неоплачиваемые отпуска.
График отпусков
Для организаций с маленьким штатом составление какого-то документа, определяющего порядок ухода работника в отпуск, может быть и не нужным, однако если в организации работает большое количество сотрудников, уследить за тем, кто и когда уходит в отпуск, попросту трудно.
Кроме того, уход в отпуск предполагает не только поиск и организацию замены (в случае необходимости), но и выплату отпускных, которые должны быть перечислены работнику не менее чем за 3 дня до начала отпуска.
Статья 123 ТК РФ оговаривает составление графика отпусков для определения очередности, согласно которой сотрудникам предоставляется отпуск.
График составляется в конце года, обычно сначала по подразделениям, а затем — сводный, по всей организации. После составления и утверждения в обязательном порядке проводится ознакомление работника с графиком.
Однако то, что несмотря на то, что ТК РФ прямо говорит об обязательности и графика отпусков и для работодателя, и для сотрудника, на практике то, что работник ознакомлен с графиком под подпись, вовсе не означает, что он обязан уйти в отпуск в указанный в нем день и на указанный срок.
При возникновении необходимости работник может как перенести начало отпуска на более ранний или поздний срок, так и вообще разделить отпуск на несколько частей, а также написать заявление на неоплачиваемый отпуск, если посчитает, что хочет отдохнуть за свой счет. Другое дело, что работодатель может с таким желанием не согласиться.
Кроме того, женщина может уйти в отпуск по беременности и родам, а работник-студент — уехать на сессию и уйти таким образом в учебный отпуск.
Инициатива о переносе отпуска может исходить и от работодателя, например, в случае возникновения производственной необходимости, для предупреждения нарушения рабочих процессов.
График отпусков модифицируется на основании:
- заявления работника;
- согласия работника на перенос отпуска.
Поскольку нарушения трудового законодательства порождают достаточно большое количество споров, часть из которых оканчивается разбирательствами в зале суда, и заявление, и согласие сотрудника должны быть составлены в письменном виде.
Обязательность уведомления
Как уже было сказано выше, при уходе работника в отпуск по графику работодатель обязан в письменном виде уведомить его о начале отпуска не менее чем за две недели.
За нарушение порядка уведомления работника о начале отпуска предусмотрено административное наказание по статье 5.27 КоАП РФ. Согласно этой статье:
- работодателя-ИП ждет штраф в размере от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
- должностное лицо могут оштрафовать на 1000 – 5000 рублей;
- работодателю – юридическому лицу придется уплатить от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей штрафа.
Кроме того, работник, своевременно не получивший уведомление, может отказаться уйти в отпуск по графику и потребовать у работодателя переноса запланированного отпуска на удобное ему время.
Отметим, что если отпуск предоставляется не по графику, а на основании письменного заявления работника (в том числе, об уходе в отпуск по беременности и родам или в учебный отпуск), то уведомлять работника об отпуске не нужно. Достаточно самого заявления.
к содержанию ↑Уведомляем работника
Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.
Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:
Т-7 График отпусков: образец заполнения
В соответствии с требованиями статьи 123 Трудового кодекса, каждый работодатель должен ежегодно составлять график отпусков. Документ включает сведения об отпускных периодах всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры.
График обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Именно в соответствии с ним сотрудники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Документ должен быть готов не менее чем за 2 недели до конца предыдущего года.
к содержанию ↑Значение документа
График помогает решить сразу несколько задач:
- Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
- Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
- Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
- Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.
Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?
Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать.
Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.
На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.
Бланк формы Т-7
На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):
График отпусков: пошаговая инструкция
Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.
Шаг 1. Заполнение формы Т-7
Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.
В заголовке следует указать такие данные:
В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.
В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:
Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.
Шаг 2. Согласование
Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.
Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.
Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.
Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:
Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником
Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:
Шаг 4. Утверждение руководителем
После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:
- визирование непосредственно в шапке документа;
- создание приказа на утверждение.
В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:
Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:
- специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
- бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.
Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.
Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.
Шаг 5. Ознакомление сотрудников
Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.
В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.
Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.
Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:
Исполнение и изменение графика
Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.
Перед отпуском по графику
Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику.
А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.
Перенос отпусков
График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:
- наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
- появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
- сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
- потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.
Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:
Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков.
В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки.
В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.
Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.
к содержанию ↑Нюансы составления графика
Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.
Отпуск внешнего совместителя
Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:
- отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
- планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.
Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год.
Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.
Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.
Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.
Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная
Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.
Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности
доктора наук — 48 рабочих дней;
кандидаты наук — 36 рабочих дней
Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- имеющим особый характер работы;
- работающим ненормированный день;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.
Какую продолжительность отпуска указать в графике?
Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.
Кто может брать отпуск в удобное время?
Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.
Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время
| Категория работников и обстоятельства | Норма закона | Чем подтвердить |
| Несовершеннолетние работники | Ст. 267 ТК РФ | Паспорт |
| Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет | Ст. 262.1 ТК РФ | Свидетельство о рождении ребенка |
| Беременные — до или после отпуска по беременности и родам |
Сколько хранить график отпусков?
Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.
Следующая
